電子化の予算を取れるか心配？いつやるか不明？1人で悩まないで！

10月も後半に差し掛かり、秋が深まってきましたね。ここ数週間は大きな災害も無く過ごしやすい日が続いているような気がします。

気候は安定しているのですが、社内的には少し慌ただしい時期に入ってきました。電子化業界の繁忙期です。通常繁忙期は1月頃からどどっとやってくる筈が、今年はかなり前倒して始まった感じです。繁忙期前にスキャニングのお問合せを…と言うつもりが手遅れに(笑)

さて、秋になるとちょっといただくことの多いお問合せについて、ふと気になったのでメモ。

来年度予算でのスキャニング

この時期になると『実施は来年なんだけど（来年度予算）これこれの量を電子化&テキスト化するとおいくら？』といった、実施時期は大分先だが値段だけ知りたいというお電話をいただくことがあります。金額によって今年度内で実施してしまうか、来年度予算で電子化するのか、はたまた電子化自体見送るべきなのか判断されたいそうです。

他の事業も考慮し、金額的に来年の実施に見送ることにした、というのは毎年あるお話です。しかし全てのケースがそういう訳では無く、中には一度実施自体凍結したが、突然事情が変わってやることになったという事も必ず毎年あります。

一か月や二か月ならまだしも、実は1年前にお流れとなった電子化のお話が突然復活することも。そんな時、手元にある業者の見積もりは1年前のもの、今連絡しても間に合うかしら？そんなご心配のお声をいただく事も少なくありません。

しかしご安心ください！そのままスキャンでは過去にお出ししたお見積りも再度適用させていただきます。実際、過去に1年以上前にお出しした電子化のお見積りで対応させていただいた経験があります。

書籍の電子化は“適当に決められないもの”

こういった事例、弊社は豊富にあります。なぜでしょうか。

通常スキャニング業者は“自炊代行”　つまり『本を持っていけばすぐスキャニングしてくれる』のが普通です（言うまでもなく、市場的には団体よりも個人のお客様の方が遥かに大きい）。しかしそのままスキャンではあえて踏み込んでいません。

そのままスキャンが得意としているのは、法人様が保有する社内報や研究資料、図面、手書きの原稿、絶版本などの電子化・テキスト化です。つまり一個人のご都合で投入する予算を決められるものではないのです。加えて電子化の目的も『来年が100周年だから記念誌に使いたい』『社員教育用の研修教材として』『広報資料の為検索が出来るようにしたいんだよね』と、まさに会社や販売戦略に大きく関係してくるシーンでの活用が見込まれています。

だからこそいつの予算で実施するのか確定することが難しく、とりあえずざっくりとした予算感を知りたいというお問合せがよく寄せられるんですね。その際は出来るだけ丁寧に費用、納期、品質等諸々をお伝えするようにしていますが、かといってその場ですぐにご予算が下りるほど単純ではないと思います。

ですので、そのままスキャンではまずお客様のお悩みを聞くことを徹底しているんですね。電子化の時期が明日だろうが3年後だろうが、いただいたお問合せに対して、感じている電子化の疑問や心配に対してはご納得いただけるまでお話するようにしております。もちろん、ご予算の規模の大小に関係はありません。

そのままスキャンの社内には、とある有名大学の周年誌編纂委員を務めるアーキビストがいます。毎月コンテンツについて会議をし、掲載する情報を集め、様々な協力者にも連絡を取り…アーカイブがいかに大変で一筋縄でいかないのか内側からも理解しているつもりです。そんな“適当に決められない”からこそ、時間をかけ、時には業者にご相談して確実に進めていただくのが、結局は一番良いと考えています。

もし電子化を任されて何をしたらいいか分からないご担当者様がいらっしゃったら、お1人で悩まず、すぐにお悩みを聞かせてください！お待ちしています。