実際に利用した方が語る『電子化したかった理由』

ビジネスサイトとしてはえげつない速度でコンテンツを追加している、そのままスキャンのHP。

実は4-6月に掛けてお客様へのインタビュー』を敢行しておりまして、現在はその公開ラッシュが続いている状況です。しかも『あしなが運動』で御馴染みあしなが育英会様や、もはや日本で影響を受けていない平成生まれは居ないと言っていい『ポケットモンスター』を開発した株式会社ゲームフリーク様など、非常に著名な会社様にもインタビューさせていただいております。本当にありがとうございますm(__)m

さて私も当インタビューには同行していたのですが、様々なお客様からお話を聞いているうち、電子化にまつわる『共通点』があることに気が付きました。それこそ業界や担当者の方の役職、年齢に一切関係なく見られたもので、紙や本と共に働いているなら当てはまる方が沢山いらっしゃるんじゃないかと思った次第です。

それは…

“電子化して何が書いてあるのか知りたい”

電子化やPDF化することで、書籍の中にどんな情報があるのか把握したかった、という声。これが多かったのです。『えっ？どんな本かもわからないのに電子化しようとしたの？』と思った方、ちょっとお待ちください。

わからないからこそ、電子化するのです。

私たちにご依頼いただく資料は『分厚』かったり『古』かったりするものが多いです。するとどんなことが起こるか？

まず、分厚いと内容もてんこ盛りですよね。情報が膨大だとどこに何が書いてあるのか細かく把握できない。把握できたとして、目当ての情報を瞬時に見つけることが出来ない。『あの時のあの情報が欲しい』という時、ページ数の多い本だとそういうことが出来なくなるんです。ひょとしたらあの資料に欲しいコンテンツが載ってるのかも知れないけど、探すのにものすごい時間がかかる。

また、古くて痛みがあるとなると劣化が怖くてそうそう参照は出来ません。むやみやたらに書籍を開くことは難しく、次第に担当者も変わり、書籍の存在感や記憶も徐々に薄れていき、、、結果として『一体何が書いてあるんだろう？』という状況に陥ってしまいます。

何が書いてあるのか分かれば適切な場面、例えば社員教育の教材や取引先への提供資料など、その書籍本来の用途から大きく広がった使い方が実現可能に。つまりご依頼いただくお客様は『紙からデータ化したい』だけではなく『中の情報を活用したい』というものを、より切実な願いとしてお持ちでいらっしゃるのです。貴重書の電子化と言うと保存目的が真っ先に浮かびそうですが、実用性も非常に重要なのですね。

電子化のメリットいろいろ

他にはどんなメリットがあるのでしょうか。

電子化して内容の把握が容易になること、これは『紙の分厚さ』からの解放も意味します。この点はあしなが育英会様や修親刊行事務局様も仰っており、同時に効率性が上がったともお話しされていました。

裁断しない、がそのままスキャンのこだわりなので原本もお手元にお返しできるのですが、原本に関してはその後厳重に保管されることが多いようです。開く機会が無い以上、もう痛むことはありません。

電子化して出来上がったPDFファイル。この良い所は、共有や配布が容易になることです。例えばあしなが育英会のご担当者様は、今回電子化した書籍を『外部の方へお渡しする際、1ページずつ手作業でコピー』していたそうで、毎回膨大な時間を費やしていたのだとか。電子化した後は持ち運びが楽になったと喜んでいただきました。

またPDFファイルにすると、目次作成や章別にファイルを分ける、なんてことも出来ます。要するに瞬時に各コンテンツへ飛べるようになり、『この章だけ抜粋出来ればいいんだけどなー…』とファイルサイズやページ数に悶々とする心配からも解放されるのです。しかし特に動機として大きかったのは中身の情報を『探す』こと、つまり配布のしやすさ等の先（もしくは前提）が欲しかったのだということでした。

皆さんがお持ちの貴重資料、紙のままでその価値を最大限活かせていますか？もし中の情報をイマイチ把握出来ず使う機会も無ければ宝の持ち腐れかも知れませんよ。そんな時は是非電子化を検討してみてくださいね。