オンラインストレージとは？メリットや代表的なサービスを紹介

スマホの普及もあり、日本中の多くの人が利用しているオンラインストレージ。iPhoneユーザーならiCloudドライブ、AndroidユーザーならGoogleドライブが一番距離の近いオンラインストレージではないでしょうか。

しかし、オンラインストレージの概要を知らずに使っている方もいることでしょう。本記事ではオンラインストレージの基本的な情報から種類、メリットや注意点について説明します。

オンラインストレージとは？

オンラインストレージとはどういうサービスなのでしょうか？この章ではオンラインストレージの基本的な情報について説明します。

基本情報

オンラインストレージとはユーザーにファイルを保存するためのストレージをWeb上で提供するサービスです。クラウドストレージやファイルホスティングとも呼ばれますが、名称が異なるだけでどちらもオンラインストレージのことを指します。

多くのオンラインストレージはブラウザから直接アクセスする方法以外にパソコン用クライアントソフトをインストールして利用する、スマホアプリを利用するなど複数の利用方法を提供しています。

内部ストレージとの違い

オンラインストレージとパソコンやスマホなどにおける内部ストレージの違いは「ファイルをデバイス本体に保存するか、デバイスに付属していない外部ストレージに保存するか」という点。

オンラインストレージはUSBメモリやSDカード、外付けハードディスクといったデバイスに接続して使用する外部ストレージに近い存在です。ネットを経由して使用するUSBメモリ等というイメージだとわかりやすいのではないでしょうか。

また、内部ストレージはデバイスがネットにつながっていなくてもアクセスできるのに対し、オンラインストレージは基本的にネットにつながっていないとアクセスできません。

オフラインでもアクセスできる点とオンラインじゃないとアクセスできない点は内部ストレージとオンラインストレージの決定的な違いと言えるでしょう。

メリット

オンラインストレージには多くのメリットがあります。具体的には以下の通りです。

自社サーバの設置よりも低コスト

オンラインストレージの大半は無料プランを用意しています。無料プランではオンラインストレージの種類にもよりますが2GBから15GB程度まで自由に使えますし、有料プランに入れば1TB以上のストレージ容量を使用することが可能です。

自社にファイルサーバを立てるとファイルサーバの導入費や運用費、管理コストがかかりますが、オンラインストレージであればファイルサーバを運用するよりも金額面や管理面でコストがかかりません。

データが消失する可能性がない

オンラインストレージに格納されたファイルは国内外の複数に設置してあるデータセンターで管理しており、複数台のファイルサーバに同じファイルを何重にもバックアップして管理されるため、オンラインストレージに預けたファイルが消失するという事故が起こりません。

内部ストレージではデバイスの故障でファイルが全て消える可能性がありますが、オンラインストレージには故障の心配がないため安心して利用できますね。

セキュリティが非常に強固

オンラインストレージでは常に最新のセキュリティでファイルを防御しているため、ウイルスや悪質なクラッカーによりファイルが流出する、消えるということがありません。

複数人でファイルを共有できる

オンラインストレージに格納したファイルは複数人で共有することができます。例えば同じ資料のファイルを共有した全員で閲覧や編集することが可能です。

オンラインストレージサービス次第では、ドキュメントをリアルタイムで複数人によって編集することも可能。変更履歴も残るため、誰がどこを編集したのか把握することもできます。

時・場所・デバイスを問わずファイルを共有できる

パソコンはもちろん、スマホ向けのアプリもリリースされているため、いつでもどこでもデバイスを問わずにファイルを閲覧・編集・共有が可能。自分のパソコンじゃないとファイルが見ることができないといった制限がなくなるため、場所や特定のデバイスに囚われません。

一元管理できる

パソコンやスマホなど内部ストレージでファイルを管理している場合、様々なところに保存してしまって必要なファイルがどこにあるのかわからなくなった経験は誰もが一度するのではないでしょうか。

しかし、オンラインストレージを使用すれば一箇所でファイルを管理できるため、必要なファイルが迷子になることはありませんし、検索やフィルターを通して探すことも可能です。

自動でバックアップを取ってくれる

各オンラインストレージサービスが提供しているパソコン用クライアントソフトを利用すれば、オンラインストレージをパソコン内のフォルダと同じ感覚で扱うことが可能。

オンラインストレージ用に用意されたフォルダにファイルを入れれば自動でオンラインストレージと同期してくれるため、バックアップを意識的に行わなくても簡単に取れます。

ファイルを削除してもオンラインストレージ上では30日など一定期間の間は削除されないため、必要なファイルを消してしまうトラブルも最小限に抑えることができます。

ストレージの容量を簡単に拡張可能

オンラインストレージには大抵無料プランと有料プランが用意されています。先に説明しましたが無料プランでも2GBから15GB程度まで使用でき、有料プランに加入すればそれ以上の容量を簡単に得ることが可能です。

多くのオンラインストレージでは有料プランを複数用意しており、プランによって課金額と追加される容量が異なります。例えば月額数百円の課金ではストレージ容量が100GB、月額数千円の課金ではストレージ容量が1TBとニーズによって切り替えることが可能です。

オンラインストレージの種類

一口にオンラインストレージといってもひとつだけではありません。この章では2019年現在において、多くの人に利用されているメジャーなオンラインストレージサービスを紹介します。

Dropbox

2008年からオンラインストレージサービスを展開しており、オンラインストレージの代表的な存在です。オンラインストレージ＝Dropboxというイメージを持っている方も多いのではないでしょうか。

パソコンで使用する場合は専用のクライアントソフトをインストールすることでDropbox専用フォルダが作成され、そこにファイルを入れるだけで同期されるため、簡単に利用できます。

Dropboxは無料の個人向けプランのほかにDropbox Businessという法人向けプランも用意しています。Dropbox Businessではシステムを利用しているメンバー全員の行動履歴が記録されるため、誰がいつどのファイルを編集したのかなど細かい履歴を追うことが可能です。

Googleドライブ

Google検索やAndroidを作ったことで有名なGoogleが用意しているオンラインストレージです。

GoogleドライブもDropboxと同じくパソコンで使用する場合は専用のクライアントソフトをインストールすることでGoogleドライブ専用フォルダが作成され、同期と共有が可能。

Googleドライブとほかのオンラインストレージを比較して特徴的なのが「Googleのオフィス系サービス」があります。Wordと同等の機能を持つGoogleドキュメントやExcel同等の機能を持つGoogleスプレッドシートは複数人のユーザーによってリアルタイムで編集することができるため、効率よく資料を作成できます。作った資料はマイクロソフトOfficeで使われている拡張子に変換してダウンロードできる点もポイントです。

Onedrive

Windowsの開発ベンダーであるマイクロソフトが用意しているオンラインストレージです。

OneDriveにもパソコン用のクライアントソフトがありますが、ほかのオンラインストレージと異なる点はWindows10だと最初からインストールされているということ。Windows10の機能として動作しているため、特に意識せずに使用することができます。ファイルはOneDrive専用フォルダに入れることで自動的に同期してくれるため非常に便利です。

マイクロソフトOffice製品と親和性が高く、WordやExcel、PowerPointのファイルをOneDrive専用フォルダに保存することで、Officeがインストールされていないパソコンでもブラウザから使えるOfficeオンラインを通して閲覧・編集・共有することができます。

Box

Boxは法人から高く支持されているオンラインストレージで、トヨタやP&Gなど大企業も採用しています。

Boxの強みはなんと言っても強固なセキュリティ。管理者ユーザーはファイルやフォルダに対してアクセス権限を設定することができ、ファイルやフォルダに対して実行できるアクセス制限を7種類から選ぶことができます。メンバーの行動履歴も記録として残るため、管理者はいつでもメンバーの行動を把握可能な点も非常にセキュアと言えるでしょう。

ファイルを共有するために発行するURLにはパスワードや有効期限を設定できるため、想定しない第三者がアクセスする可能性もなく、安心してファイル共有機能を使用できる点も嬉しいですね。

オンラインストレージの注意点

非常に便利なオンラインストレージですが、運用する上で注意しなければならない点も存在します。この章ではオンラインストレージの注意点を説明します。

不正アクセス

オンラインストレージの利用を開始する際はメールアドレスとパスワードの登録が必須です。もし、登録したメールアドレスとパスワードの両方を第三者に知られてしまうとオンラインストレージに保存した内容に不正アクセスされてしまう可能性があります。

とても恐ろしい不正アクセスですが、対処法として2段階認証という機能があります。2段階認証とは、通常のメールアドレスとパスワードを使用するログインのほかにメールアドレスやSMSに届く認証コードを入力するというもの。

2段階認証を使用することで不正アクセスに対するセキュリティを高めることが可能です。

また、自他共にオンラインストレージにアクセスがあった際に登録しているメールアドレスや電話番号宛に通知を送る機能も存在するため、上手く使えば不正アクセスのリスクを減らせます。

情報漏洩

意図せずファイルをWeb上に公開してしまった場合や意図しない相手とファイルを共有してしまった場合は情報が漏洩する危険性があります。

特にオンラインストレージを使用してから日が浅くて仕様や操作方法に慣れていない時期に起こりやすい傾向があるため、注意が必要です。

障害が起こるとアクセスできない

オンラインストレージサービスに障害が生じた場合、復旧対応はサービスを運営しているベンダーに任せるしかありません。

障害が発生している間はファイルにアクセスできないといった現象やパソコンでクライアントソフトを使っている場合でもファイルに編集を加えてもオンラインストレージ側に同期されなくなるため、もどかしく感じることでしょう。

データ化されている必要がある

資料を自社内で管理する場合は紙媒体であれば本棚やバインダー等を使用することによって管理できますが、オンラインストレージを使用して資料の管理を検討しているのであれば、資料を全てデータ化する必要があります。データに変換していないと資料の管理にオンラインストレージを利用することができません。

社内で資料をオンラインストレージで管理するためには避けて通れない工程であり、非常に手間がかかる工程でもあります。

資料を電子化する手段としてスキャナーを使ってスキャニングする方法が挙げられます。業務用の複合機にはコピー機能だけではなくスキャナー機能もありますから、複合機があれば誰でも作業可能です。

少量の書類をデータ化するだけならば自社内で問題なく行えますが、資料が大量にあるケースや痛みが激しい場合は自社内でデータ化作業を行うより専門業者に頼んだほうが負担少なく、確実にデータ化してくれます。

画像編集ソフトで見やすく加工してデータ化するため、特に痛んでいる資料は自社内でデータ化するよりも綺麗に仕上がるでしょう。

まとめ

今では身近な存在のオンラインストレージは、ネットに接続できればいつどこでもデバイスを選ぶことなくファイルを閲覧・編集・共有できます。自社のファイルサーバで管理するよりもコストがかからず、セキュリティも強固なためデータが消失する危険性がない点は非常に魅力的ではないでしょうか。

複数人でファイルを共有すればメンバー内で閲覧や編集ができるところも多くの人間で成り立っている企業にとって非常に便利です。重要なファイルを自動でバックアップしてくれる点も見逃せません。

オンラインストレージには複数のサービスがあるため、自社で使いやすいものを検討して導入すると良いでしょう。

一方、不正アクセスや意図しない操作ミスなどによる情報漏洩のリスクはつきまといます。不正アクセスに対しては2段階認証を使用することにより、大幅にリスクを減らすことが可能です。

書類をオンラインストレージで管理するためにはデータ化されている必要がありますが、良い状態でデータ化したいと考えているのであれば専門業者に任せる方法が一番効率的です。

最後に資料をデータ化する重要性を伝えたいと思います。昨今では社内の資料を電子化して管理するペーパーレス施策がメジャーになっており、資料の電子化には数々のメリットがあります。以下はその一部です。

コストを削減できる

紙媒体による資料は紙や印刷による金銭的コストのほかに書類を保管する場所が必要となり、管理する労力も求められます。データ化すれば金銭的コストをカットでき、保管するための場所も必要としません。

検索することができる

紙媒体の資料にできないデータ特有の機能として検索が挙げられます。検索を実行することによって、該当する資料を簡単に見つけ出すことが可能。データ化すれば時間を割いて保管場所から資料を探す必要がなくなります。

紛失や劣化がなくなる

紙媒体では資料の紛失や経年劣化で傷んでくることがありますが、データ化することによって紛失や劣化とは無縁になります。

検索機能を使うことで目的のファイルが紛失する心配はなくなりますし、データはいくら時間が経っても劣化することがないため、綺麗で見やすい状態であり続けることが可能です。

簡単にバックアップできる

紙媒体の資料を複製する場合は時間がかかりますが、データであればコピーコマンドを選択するだけで簡単に複製できます。また、オンラインストレージに書類をバックアップしておけば災害などでオフィスが被害を受けてもすぐに状態を復旧することが可能です。

資料のデータ化とオンラインストレージを併用することによって、より効率よく管理できます。資料の管理方法について悩んでいる方は、オンラインストレージの導入を検討してみてはいかがでしょうか。